Je gebruikt AI al. Voor je captions, om te brainstormen wat je toch zou kunnen posten, misschien maak je je facturen ermee. Maar je merkt niet echt veel tijdswinst. Het kost met name veel tijd in plaats van dat het je wat oplevert. Maar misschien komt het nog, en dus blijf je dezelfde dingen doen, die nog steeds heel veel tijd kosten.
Dat had ik ook. Ik dacht: hoe meer AI ik in mijn bedrijf gebruik, hoe meer tijd ik overhoud. Dat viel toch wel tegen. AI slim implementeren begint bij structuur: weten waar alles in je bedrijf staat. En ik merkte dat dit ontbrak bij veel van mijn klanten.
- AI bespaart pas tijd als je informatie ergens vast staat.
- Zonder structuur leg je AI elke keer opnieuw uit wie je bent en wat je doet.
- Met alles op een plek ben je niet afhankelijk van een tool.
- Begin klein: kies een plek en zet daar vanaf nu alles wat nieuw is in.
Waarom bespaart AI je nog geen tijd?
Omdat AI alleen kan werken met wat het van je weet. Staat je informatie nergens vast, dan begin je elke keer weer bij nul.
Toen ik een paar jaar terug begon met AI (dat was toen met ChatGPT), stond het natuurlijk nog in de kinderschoenen. Wat je er toen mee kon, is niet te vergelijken met nu. Maar wat ik toen al snel merkte, was dat als je structuur aanbrengt in je data, het veel makkelijker is voor AI om ermee te werken. Dan hoef je niet elke keer uit te leggen wie je bent, wat je doet, en wie je ideale klant is. Zodra ik dit toepaste, ging het al veel beter, en veel sneller. Dat was nog maar het begin. Nu kun je een heel tweede brein aanleggen in je Google Drive en daar verschillende LLM’s (large language models, zoals Claude of ChatGPT) mee laten werken.
Wat gaat er mis zonder structuur?
Bij klanten zie ik steeds dezelfde patronen terug.
Alles zit in je hoofd
Een van mijn eerste klanten kwam bij me omdat ze meer met AI wilde doen. Ze voelde dat ze achterliep, dat ze er nog niet het maximale uithaalde in haar bedrijf, en ze wilde juist groeien, en een voorbeeld zijn van wat er mogelijk is. Ze droomde ervan dat als ze iets voor een van haar klanten had bedacht, die klant het ook meteen kreeg. Bijvoorbeeld een podcastaflevering automatisch doorsturen naar de klanten voor wie die interessant was. Of als ze een boek had gelezen waar een klant baat bij kon hebben, dat het naar die klant werd doorgestuurd.
Toen we verder gingen kijken, bleek dat alles in haar hoofd zat. Alle gegevens van al haar klanten.
Hoorde ze een goede aflevering, dan dacht ze: die is goed voor haar, en voor haar, en voor haar. Dat schreef ze nergens op. Ze onthield het. En vergat het dus ook regelmatig.
En juist zij wilde haar klanten zorg op maat geven. En precies dat kwam in het geding.
Dus begonnen we bij de basis: alles wat in haar hoofd zat, kreeg een vaste plek. Dat leverde haar vooral rust op in haar hoofd. Ze kon dingen loslaten, omdat ze wist dat het ergens stond. En ze wist dat elke klant de persoonlijke aandacht kreeg die ze wilde geven, met aanbevelingen die precies bij die klant pasten.
Alles staat verspreid
Wil je de cijfers van je laatste lancering zien? Dan haal je de aanmeldingen uit je e-mailmarketingprogramma met tags, de verkopen uit je betaalsysteem en je bereik uit Instagram.
Je moet onthouden waar alles staat. En daarna alles bij elkaar zetten. AI kan helpen met dat laatste stuk, het zoekwerk doe je nog steeds zelf.
Wat levert structuur je op?
Bij mijn facturen zie ik wat structuur oplevert. Ik houd per klant bij hoeveel uur ik werk, welke klanten uren bij me afkopen en wat ik in die uren gedaan heb. Nu zeg ik tegen Claude: maak een factuur voor deze klant over deze periode. Binnen een paar minuten staat er een PDF klaar, met een concept-mail erbij die ik na een laatste check zo verstuur.
Elke keer in dezelfde vorm. Elke keer goed.
Waarom wil je niet afhankelijk zijn van een tool?
Stel dat al je informatie in Notion of Google Drive staat. Ligt Claude er een dag uit, of zijn je tokens op? Dan staat alles nog steeds op dezelfde plek en werk je gewoon verder.
En is volgend jaar ChatGPT ineens weer veel beter dan Claude? Dan koppel je die aan dezelfde basis.
Het brein van je bedrijf blijft staan. De tool erbovenop kun je wisselen. Zo profiteer je van elke nieuwe tool, met de informatie die er al in zit.
Waar begin je als je AI slim wilt implementeren?
Begin vanaf vandaag, en laat wat er al is voorlopig even liggen. Alles in een keer opruimen kost zoveel tijd dat je er nooit aan begint.
- Kies je basis. Notion, of mappen in Google Drive. Dit wordt de plek waar alles over je bedrijf staat, je source of truth. Een plek, zodat je niet meerdere plekken hoeft bij te houden.
- Zet alles wat nieuw is daar neer. Maak je een post, zet dan de caption, de tekst van je b-roll of het transcript van je video in je basis. Later koppel je er de cijfers aan. Dan zie je wat werkt, zonder eerst langs Instagram, LinkedIn en je mail te gaan.
- Houd een versie bij. Bewaar iets op een plek en werk het daar bij, of laat AI het daar voor je bijwerken. Staat dezelfde tekst in je mail, op je Drive en in Notion, dan weet je na een week niet meer welke de nieuwste is. En AI ook niet.
- Breid het stukje bij beetje uit. Eerst je content, dan je klanten, dan je aanbod. Elke stap maakt de volgende makkelijker.
Benieuwd hoe het voelt als alles op een scherm staat? Maak dan gratis je eigen dashboard. Wil je liever dat iemand de structuur voor je neerzet, met Notion en Claude als een systeem? Dat doe ik in Het CEO-fundament.
Vragen die ik vaak krijg
Hoe kan AI mijn bedrijf helpen?
Vooral bij werk dat zich steeds herhaalt en elke keer op dezelfde manier gaat: facturen, mails, content op basis van je eigen verhalen, overzichten van je cijfers. Hoe beter je informatie op een plek staat, hoe meer AI je daarbij uit handen neemt.
Notion of Google Drive: wat kies ik?
Allebei kan. Notion is handig als je dingen aan elkaar wilt koppelen, zoals klanten, taken en content, en er overzichten van wilt maken. Google Drive werkt prima als je vooral met losse documenten werkt. Ik werk zelf met Notion. Het belangrijkste is dat je een plek kiest.
Moet ik eerst al mijn oude bestanden opruimen?
Nee. Begin met wat nieuw is. Oude informatie zet je erbij op het moment dat je hem weer nodig hebt.
Kan Claude die structuur niet gewoon voor me maken?
Dat kan. Je verzamelt je bedrijfsgegevens en vraagt Claude er een structuur van te maken. Veel ondernemers vinden het nog spannend om Claude zoveel te laten zien, en dat snap ik. Begin dan liever klein, met wat nieuw is.
